Dokumentációkezelés (CDE)
A tervkiadásokat a projekt közös adatkörnyezetében (CDE) kezeljük, és innen küldjük ki őket véleményezésre. Ez lehet a saját projektplatformunk, vagy az a rendszer, amelyet a projektre választottak. A korábbi kiadások mindkét esetben megmaradnak.
A munkához nem kell BIM-modell. Ugyanígy dolgozunk tervlapokkal, műszaki leírásokkal és jegyzőkönyvekkel.
Ismerjük például a Daluxot és a Plandocot.
Induló vagy futó projekt
Induló projektnél először a résztvevőkkel megírjuk az elnevezési szabályt, vagyis hogy mi kerül a fájlnévbe, és hogyan jelöljük a revíziót. Ebből rövid útmutató lesz, néhány mintafájlnévvel. Mielőtt az első kiadás kimegy, egy próbadokumentumon végigvisszük a véleményezést.
Futó projektnél előbb jegyzéket készítünk arról, ami a rendszerben van. A beállításokhoz csak utána nyúlunk.
Kihez megy a kiadás
A megrendelővel végigvesszük, melyik szerepkör mit lát, mit tölthet fel és mit véleményezhet. A jóváhagyott jogosultságokat mi állítjuk be, amennyire a rendszer engedi.
Dokumentumtípusonként beállítjuk, kihez megy az új kiadás. A válaszhatáridőt a projekt szabályaiból vesszük át.
Feltöltéskor megnézzük, megfelel-e a dokumentumszám az elnevezési szabálynak, és ki vannak-e töltve a fájl adatai. Ha hiányzik a revízió, megkérdezzük azt, aki készítette, és addig nem jelöljük új kiadásnak.
A megbeszélt időközönként összefoglalót küldünk a megrendelő projektvezetőjének arról, mi vár még véleményezésre, és melyik válasz késik.
Az átadási dokumentáció jegyzéke
Átadás előtt összevetjük, mit kell leadni, és ebből mi van meg a rendszerben. Az átadási jegyzékben minden dokumentum mellett ott van a revíziója. A hiányzó tételeket külön soroljuk fel, és mindegyik mellé odaírjuk, ki pótolja.
Az export formátumát a megrendelővel választjuk ki abból, amit a rendszer tud. Abban is megállapodunk, kinél marad az archív példány, és a projekt után ki férhet hozzá.
Ki dönt a tartalomról
A dokumentumokat kezeljük és továbbítjuk. Hogy műszakilag elfogadhatók-e, azt a projekten kijelölt jóváhagyó dönti el. Ha a CDE-ben átállítjuk egy fájl státuszát, az még nem műszaki jóváhagyás, és hatósági engedélyt sem pótol.
A megbízásban leírjuk, mihez férünk hozzá, mit tehetünk a rendszerben, és miben dolgozunk együtt az üzemeltetővel. Ha a megbízó rendszerében dolgozunk, annak informatikai üzemeltetése nem a mi feladatunk.
Melyik rendszerben dolgoznak most?
Írja meg a rendszer nevét, és hogy hol szokott elakadni a kiadás vagy a véleményezés. Egy kitakart dokumentumjegyzékből vagy az eddigi elnevezési szabályból már sok minden kiderül. Hozzáférést ehhez még nem kell adnia.